Como serviço com especificidades próprias dentro da nossa oferta de Gestão de Contratos, criamos a figura de ASP Manager^sm. 

Esta é uma entidade gestora de contratos ASP (Application Service Provider). Devido ao facto de este tipo de contrato exigir o estabelecimento de uma relação duradoura entre duas ou mais partes, é preciso colocar um cuidado especial, quer na sua construção, quer na sua negociação, quer na sua gestão diária.  

Nos seguintes pontos queremos alertá-lo para temas que consideramos fundamentais num processo de selecção e negociação de um contrato ASP.

1- Referências

Antes de firmar um acordo com um ASP deverá verificar e confirmar as referências da empresa. As referências são importantes a dois níveis: como garantia de continuidade e de qualidade de serviço.

A saúde financeira do ASP ou do grupo empresarial em que se insere ainda que não ofereça uma total garantia de continuidade, oferece uma elevada probabilidade de que não tenha de mudar de ASP no meio do contrato.

O contacto com clientes do ASP permite aferir da qualidade do seu serviço. Este facto é relevado pela formação dos recursos humanos, eficiência do suporte e, talvez o mais importante, permite aferir do “entrosamento” entre os recursos do ASP e os da empresa cliente.

2- Contrato Provisório

É fundamental definir e acordar muito bem com o ASP duas situações possíveis: no caso de falência ou de aquisição do ASP por outra empresa. Deverá existir um acordo firmado sobre a disponibilização de um pré-aviso com vários meses de antecedência (no mínimo 6 meses).

A definição dos direitos de propriedade é de extrema importância para poder usufruir de direitos sobre os dados ou aplicações “adaptadas” ao seu caso particular. Deverá ter muita atenção neste ponto, pois caso venha a ter necessidade de trocar de ASP terá a sua vida facilitada.

Faça um contrato provisório com a condição de passar automaticamente a definitivo após um período experimental, a acordar com o ASP, em que se verifiquem o cumprimento de níveis de serviço provisórios pré-difinidos.

3- Objectivos de Eficiência

A eficiência da sua empresa depende muito da eficiência do seu sistema de informação.

O modelo ASP depende muito da qualidade da infra-estrutura informática e das telecomunicações. Defina níveis de serviço muito rigorosos sobre os tempos de “up-time” que necessita para o seu negócio (uma aplicação de comércio electrónico é mais exigente ao nível do “up-time” do que um aplicação de gestão de recursos humanos). Não exagere nos requisitos se não precisar deles. Lembre-se que quanto mais exigir mais irá pagar. Não deverá pagar o que não necessita.

Atenção ao número de utilizadores que pensa ter “pendurados” no sistema. Considere sempre a hipótese de vir a necessitar urgentemente de mais postos de trabalho. Estes acréscimos devem estar contemplados no contrato com cláusulas penalizantes para o ASP, caso não cumpra.

4- Actualização e Manutenção 

Outra componente não menos importante, prende-se com questões de actualização do software, salvaguarda de dados e manutenção ou adaptação funcional da aplicação informática ao seu caso particular.

Num modelo “one-to-many” a evolução contínua do software gera processos complexos de actualização. Por outro lado esta é fundamental ao sucesso empresarial. Verifique todas as condições de actualização, colocando um cuidado muito especial nas áreas mais importantes para si e onde, a seu pedido, o ASP deverá efectuar ou terá efectuado desenvolvimentos à medida.

É fundamental ter uma boa documentação do seu projecto. Exija a manutenção de documentação actualizada sobre as “suas aplicações”. Garanta níveis de manutenção do sistema condizentes com o seu negócio. Exija que o software esteja permanentemente actualizado. Defina um calendário de “backups” e exija a sua confirmação semanal por escrito.

5- Níveis de Segurança

A qualidade da segurança revela-se a dois níveis: ao nível interno e ao nível externo.

Ao nível interno, mantenha uma lista actualizada dos seus empregados com acesso ao sistema e exija do ASP o mesmo tipo de lista. Garanta que pessoas que deixam a sua empresa ou a do ASP são imediatamente impedidos de ter acesso ao seu sistema.

Ao nível externo, acorde níveis de segurança com o seu ASP que contemplem “firewalls” para detecção de intrusão e de software anti-vírus. Garanta no seu acordo a contínua actualização destas capacidades. Indique ao ASP a pessoa ou entidade a notificar no caso deste detectar tentativas de intrusão.