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Fig.
2 - Áreas Funcionais da Empresa |
Existem várias razões, objectivos e benefícios que podem
recolher-se com o lançamento de um projecto de Optimização Operacional. Desde
logo, é necessário conhecer em que patamar se posiciona a empresa na Pirâmide
de Benefícios. È importante conhecer esta situação quando se querem tomar
medidas que potencializem a evolução da empresa. Estas medidas são diferentes
para cada patamar. Num patamar é preciso focar a integração empresarial,
noutro a colaboração de negócio e noutro o desenvolvimento de parcerias
inter-empresas e inter-sistemas. Só se podem tomar as decisões mais correctas
quando se conhece com rigor a situação e o impacto de todo o investimento no
ERP.
Podemos dividir as razões e os benefícios que advêm da
realização de um projecto de optimização de negócio.
1. Razões
Algum tempo após a implementação de um ERP, ou de qualquer dos
seus módulos (Finanças, Logística, Produção, Manutenção, Recursos
Humanos,...) é necessário fazer uma primeira avaliação dos resultados
conseguidos. É preciso saber:
-
Se as expectativas iniciais da implementação foram perfeitamente
atingidas;
-
Se a organização está a funcionar de uma forma, nitidamente,
melhor agora do que no passado;
-
Qual o impacto da nova organização do trabalho de determinada
área nas outras áreas da empresa;
-
Se as pessoas adoptaram novos métodos de trabalho, ou se se
mantêm arreigadas aos métodos antigos;
-
Se o número de actividades sem qualquer valor acrescentado é
menor do que no passado;
-
Que processos de negócio sofreram alterações benéficas, e que
processos se encontram hoje pior do que estavam;
-
Se já se está a voltar a recriar o passado ou a construir o
futuro, isto é, se as pessoas se adaptam às novas formas de recolha e
disponibilização de informação, nos novos formatos, ou se estão a pedir,
senão mesmo a exigir, que se volte a apresentar a informação segundo os
formatos antigos e a que estavam habituadas;
-
Se se continuam a efectuar desenvolvimentos à medida, e porquê,
ou se estes foram completamente eliminados com o novo sistema.
-
Decidir em relação ao futuro, e para que estas decisões sejam
um sucesso não podem ser efectuadas com base em percepções, têm que ser
efectuadas com base num trabalho metódico, abrangente, rigoroso e de resultados
fidedignos;
-
Qual o grau de entropia que o novo sistema veio introduzir na
organização e se este grau é hoje menor ou maior que no passado;
No fundamental, é preciso saber para que sentido está a pender a
evolução da empresa ou organização, se para um futuro assumido, onde as
pessoas se adaptam às novas tecnologias, as assumem e muitas vezes as inovam,
ou se pelo contrário, reagem negativamente e procuram constantemente refúgio
no passado, no conhecido, e se com isso colocam em questão a capacidade de
sobrevivência da empresa.
2. Benefícios
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 Fig.
3 - Objectivos do Projecto |
Existem benefícios extremamente importantes proporcionados
directamente pela realização do Diagnóstico. Desde logo, uma análise
rigorosa do estado da empresa no período pós-implementação do ERP. Este
benefício, ainda que genérico, permite detectar as fraquezas, forças,
oportunidades e ameaças para a organização da implementação ter sido bem
executada, de se estar a explorar ao máximo as potencialidades do ERP e, mais
importante ainda, permite detectar o grau de assimilação conseguido em
relação à nova tecnologia.
No entanto, o diagnóstico apresentará um conjunto de indicadores
que permitem detectar o grau de operacionalidade da empresa no negócio, antes e
após a implementação do ERP. Esses indicadores estão directamente
relacionados com os objectivos constantes na figura 5, permitindo detectar
anomalias e deficiências na performance de qualquer área da empresa.
É, pois, com base neste Diagnóstico (M:OPTIMA)
que a empresa ganha o conhecimento e a capacidade para actuar rapidamente sobre
as zonas mais problemáticas. E tempo é dinheiro.
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