Porquê um Projecto de Optimização do Conhecimento?

Os seus empregados despendem mais tempo à procura de informação, do que a utilizá-la para tomar decisões fundamentadas?

Existem vários departamentos a classificar, guardar e distribuir conhecimento e conteúdos de forma completamente ad hoc?

Existem processos diferentes nos vários departamentos para identificar, recolher, validar e extrair informação ?

Gasta mais de 15 minutos para encontrar um relatório que apresente as vendas do primeiro trimestre do ano passado?

Se responder a qualquer uma destas questões de forma positiva, então a sua organização pode estar a sofrer os efeitos de deter conteúdos desorganizados e sem estruturação definida.

A maior parte das organizações têm muita da informação que necessitam, mas enfrentam enormes desafios quanto surge a necessidade de a classificar e arquivar de forma padronizada e que permita a sua fácil exploração pelo utilizador final. 

Ainda que existam tecnologias que facilitem o desenvolvimento e troca de conhecimento dentro da organização, a sua utilização depende grandemente do conteúdo criado e partilhado. A implementação com sucesso de um sistema de Optimização do Conhecimento, inclui também a padronização de processos que, não só aumentem a eficiência da recolha e gestão da informação, mas que também a tornem facilmente acessível aos utilizadores finais.

No entanto, apesar de a cada minuto uma organização receber enormes quantidades de dados, nem todos estes dados são captados, e muito menos se transformam em informação. Por outro lado, muita da informação gerada no passado encontra-se arquivada utilizando sistemas arcaicos e que não facilitam em nada a sua exploração. Para além disto, muita da informação mantida não se encontra actualizada, muitas vezes está mesmo errada (ver Data Quality), não representando correctamente, quer as interacções ao nível da empresa, quer as interacções com o seu exterior. Mais ainda, existe muita informação, mas pouco conhecimento, pois as decisões tomadas no passado e o seu contexto não foram guardadas de forma adequada à sua utilização futura.

Sendo a Optimização do Conhecimento uma prática bastante vais vasta do que a mais conhecida Gestão de Conhecimento, ela é também mais complexa. A Gestão de Conhecimento têm-se concentrado muito na implementação de tecnologias que efectuam uma estruturação e disponibilização de informação ao nível da Empresa. A Optimização do Conhecimento integra a Gestão do Conhecimento, mas é mais vasta, pois procura promover também a formação, quer no método tradicional, quer através de actividades de "e-learning". Mas, mais importante ainda, procura gerir a mudança.

Para a resolução de muita da problemática anteriormente apresentada, as empresas lançam projectos de Gestão do Conhecimento, onde a vertente tecnológica é a consideração principal. No entanto, ainda que o conhecimento possa residir em máquinas, ele só pode ser utilizado por pessoas. São estas pessoas que influenciam decisivamente a qualidade de implementação de qualquer projecto, e mais ainda de um projecto de Conhecimento onde, quem não se sentir identificado nem contente com os novos processos, não vai "adquirir" o sistema e irá colocar em risco a validade e oportunidade de todo o investimento.

Um novo sistema implica mudança. Esta exige das pessoas maleabilidade, interesse e capacidade para a assumir. Mas a mudança também exige novos sistemas e, se estes não forem implementados por algumas empresas, serão implementados por outras. Só as que puderem decidir mais rapidamente e fundamentadamente, poderão sobreviver nesta era de mudança contínua.