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A implementação de um sistema de informação numa organização deverá ter sempre como objectivo a melhoria da sua eficiência.
Mas, ainda que esta dependa em grande medida das tecnologias empregues, depende muito mais
das pessoas que compõem a organização e da forma como utilizam, exploram e
inovam os processos que dão corpo a essa mesma organização.
O sucesso de um projecto de Optimização do Conhecimento depende,
fundamentalmente, da forma como as pessoas participarem na sua implementação e
encararem a sua utilidade para o seu bem estar profissional e
pessoal. Se um novo sistema não for "pessoalmente" considerado como
bom pelas pessoas que irão utilizar, então a sua implementação será um
insucesso. Por muita tecnologia que se disponibilize, se o utilizador a
rejeitar, a empresa pode ficar pior com a implementação do que antes. Muitas
empresas esquecem-se deste facto.
Ainda que a Optimização do Conhecimento tenha como âmbito a
elevação dos patamares de conhecimento que cada empresa tem sobre si própria,
não descura o fornecimento de ferramentas que permitam a cada empresa iniciar e
concluir um projecto com sucesso. O grau de integração final entre pessoas,
processos e tecnologias é a única garantia do sucesso ou insucesso do
projecto.
No entanto, para se conseguir atingir um alto grau de integração
é necessário que o projecto de implementação assente sobre a nossa
metodologia M:THINK. Esta metodologia define
uma estruturação para o projecto que garante a sua qualidade final.
Nesta estrutura orgânica deverão estar representados os diversos
graus hierárquicos da organização, sendo fundamental a existência de um
patrocinador do projecto, "forte" e capacitado para tomar decisões
rapidamente. Esta pessoa deverá ser o Presidente do Comité de Direcção do
Projecto. É a partir da forma como esta pessoa encarar o projecto e for
encarada na organização que surgirão as principais influências sobre a
qualidade final do projecto.
Um projecto de Optimização de Conhecimento está direccionado
para as pessoas. Se não existir uma óptima comunicação entre a equipa de
projecto e a organização, provavelmente o resultado final não será o melhor.
Daí a nossa preocupação e ênfase na integração da equipa de projecto na
organização. Esta só pode ser conseguida com a manutenção de altos níveis
de comunicação e compreensão entre todos os intervenientes neste
processo.
Em resumo, consideramos como factores críticos de sucesso num
projecto de Optimização do Conhecimento:
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O patrocínio activo da administração ou gestão de topo,
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A colaboração dos directores de cada área funcional com a sua
visão da organização,
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A colaboração aberta e efectiva entre todos os elementos da equipa,
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A qualidade da documentação do projecto,
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O espírito aberto, o interesse, o esforço e a dedicação de
todos os colaboradores da empresa, tanto internos, como externos.
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A gestão da comunicação e da mudança durante a realização do
projecto.
-
A capacidade da organização para aceitar inovação vinda de
fora.
E como factores que, com toda certeza, irão ser barreiras
importantes ao sucesso:
-
Ignorar a história e cultura da sua empresa e esquecer pontos
fundamentais que afectem a Optimização do Conhecimento,
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Tentar "vender" uma visão de implementação abrangendo
toda a empresa sem construir previamente um "plano de negócio",
-
Querer obter um orçamento vultuoso para o projecto, sem antes
criar uma sólida proposta de valor.
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