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Podemos dizer que um projecto de Optimização do Conhecimento
não difere em muito de outros projectos que tenham a ver com a implementação
de novos conceitos e tecnologias nas empresas e organizações.
Tendo por base a nossa metodologia M:THINK,
consideramos fundamental a correcta preparação da sua primeira fase -
Organização do Projecto.
Nesta fase não se pretende somente criar o plano de projecto, nem
construir a equipa de projecto. Saber em que nível de Optimização do
conhecimento se encontra cada organização é o primeiro passo para o sucesso
do projecto. Se qualquer uma das seguintes afirmações for verdadeira, então a
sua organização está preparada para iniciar o projecto.
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A temática da Gestão do Conhecimento é um
tópico em discussão na sua organização?
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Alguns dos seus colaboradores avaliaram os
possíveis benefícios da Optimização do Conhecimento na sua organização?
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Alguém mostrou um interesse particular pela
implementação deste conceito?
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Você, ou algum dos seus colaboradores,
participou em seminários ou conferências sobre o tema?
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A sua organização já tem alguma visão,
ainda que preliminar e pouco focada, sobre os seus objectivos com a
implementação de um projecto de Optimização do conhecimento?
Se a qualidade das respostas a estas questões indicarem que a
organização encontra-se preparada para o projecto, então seguem-se algumas
actividades também de importância significativa para a continuidade do
projecto. Nomeadamente,
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Divulgar os conceitos de Optimização do
Conhecimento na organização,
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Identificar pessoas que apoiem a
realização do projecto,
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Procurar janelas de oportunidade para a
divulgação dos benefícios da Optimização do Conhecimento,
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Capitalizar na Internet e conseguir o
apoio do Departamento Informático para o fornecimento da visão mais
tecnológica da Optimização do Conhecimento.
Depois da execução desta fase preparatória, segue-se a fase da
sua Definição Estratégica. No entanto, só deve começar esta fase se
conseguir dar uma resposta adequada às seguintes perguntas:
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A sua organização
nomeou um Comité de Direcção para o futuro projecto e uma equipa de
investigação sobre o conceito?
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Existe um
patrocinador bem definido para o projecto?
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Procura internamente
algumas possíveis iniciativas sobre a implementação do conceito?
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O Departamento
informático está interessado e disponível para o projecto?
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Recolheu alguns
casos de sucesso nas áreas que lhe interessa?
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Identificou alguns
áreas em que podem ser iniciados projectos piloto com sucesso?
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Assegurou o
patrocínio, orçamento e aprovação de alguns dos projectos piloto?
Nesta fase deverá realizar as seguintes actividades:
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Construir a equipa de recursos internos
para a realização do projecto,
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Seleccionar os projectos piloto a
implementar,
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Seleccionar e contratar competências e
experiências externas que permitam apoiar a realização de cada projecto
piloto.
Se alguma das seguintes questões tiver resposta positiva, então
pode iniciar a terceira fase do projecto, o Desenho e
Construção de Iniciativas de OC:
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Construiu uma
estratégia de implementação para os projectos piloto?
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Lançou algum
projecto que permita criar comunidades, como um "site" intranet, ou
outra qualquer iniciativa?
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Encontrou e formou
facilitadores e líderes de projecto?
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Estabeleceu medidas
e indicadores de performance, assim como um sistema para os avaliar?
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Estabeleceu
estratégias de aprendizagem com as iniciativas OC?
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Definiu a
estratégia de disseminação do conhecimento pela organização?
Se conseguiu responder positivamente a estas questões, pode
entrar na fase de Desenho e Construção de Iniciativas OC, e realizar as
seguintes actividades:
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Financiar os projectos piloto,
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Desenvolver processos de filtragem,
indexação e validação da informação com o envolvimento da comunidade a que
se dirige,
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Analisar cuidadosamente os resultados
obtidos e se eles estão de acordo com as expectativas iniciais.
Se alguma das respostas às seguintes questões for verdadeira,
pode agora iniciar a quarta fase de desenvolvimento do projecto, a fase de
Expansão e Suporte.
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Com base nos
resultados dos projectos piloto, existem outros departamentos na organização
interessados em lançar iniciativas de OC?
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Começou a
"venda" interna do projecto na organização?
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Comunicou,
cuidadosamente, os resultados atingidos a toda a organização?
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Criou uma
estratégia de expansão das iniciativas de OC?
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Identificou os
recursos necessários para essa expansão?
Então pode começar as seguintes actividades:
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Desenvolver uma estratégia de expansão,
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Comunicar e "vender"
internamente o projecto,
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Realizar a gestão da expansão.
Está quase a iniciar a última fase da metodologia de
implementação. Não se esqueça que uma organização deve procurar manter
processos de melhoria contínua e ainda que deva finalizar esta fase e atingir o
sucesso, não pode para sobre os louros. Deve continuar a projectar o seu futuro
porque outros também projectam os deles.
Esta fase designa-se por Institucionalização e Disseminação da
Optimização do conhecimento. Pode inicia-la se passar o teste das seguintes
questões:
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A Optimização do
Conhecimento está ligada directamente ao seu modelo de negócio?
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Existem várias
iniciativas a decorrer na organização?
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Todos os quadros e
colaboradores estão formados e preparados para a utilização de tecnologias de
OC?
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Avaliou a sua
estratégia de OC, identificou "gaps" e esquematizou ideias para
eliminar estes "gaps"?
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Construiu um
estrutura formal de suporte à expansão da Optimização do Conhecimento?
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Construiu um
programa de prémios de acordo com os resultados da estratégia de OC?
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A partilha de
conhecimento é agora norma na sua organização?
Então pode realizar a seguintes actividades:
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Integrar a Optimização do Conhecimento
no modelo de negócio da organização,
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Ajustar a estrutura e o orçamento da
organização com base nos resultados atingidos,
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Analisar continuamente a evolução da
Optimização do Conhecimento,
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Integrar a avaliação da performance e
dos prémios na estratégia de OC?
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Integre as necessidades do negócio na
estratégia de OC?
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Continue a avaliar, inovar e integrar o
seu conhecimento.
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implementar 
