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INVESTIMENTO

As TI no Sector Público Estatal

in Semanário Económico, nº 838, 31 de Janeiro de 2003

A competitividade e capacidade de sobrevivência de uma empresa é afectada pelo grau de obsolescência dos seus sistemas de informação.

Os investimentos em Tecnologias de Informação (TIs) podem ter um efeito dramático no desempenho de qualquer organização. Investimentos em TIs, cuidadosamente seleccionados, e com um enfoque muito preciso na resposta ás necessidades exigidas pelo cumprimento da missão da organização, podem “alavancar” significativamente o seu desempenho, reduzindo ao mesmo tempo custos. Por outro lado, investimentos pouco cuidadosos, pouco justificados e em que custos, riscos e benefícios são mal geridos, podem impedir ou mesmo afectar gravemente o seu desempenho.

Apesar dos grandes investimentos em TIs, muitas organizações, quer privadas, quer estatais, continuam a ser gravemente afectadas pela falta de qualidade dos seus dados e sistemas de informação. Demasiadas vezes os projectos de implementação de TIs custam demasiado, produzem muito pouco e falham na melhoria do desempenho organizacional. 

A competitividade e capacidade de sobrevivência de uma empresa é gravemente afectada pelo grau de obsolescência dos seus sistemas de informação. Pela mesma razão, a capacidade competitiva de um país é afectada. Em Portugal, se ao nível das instituições privadas, as exigências do mercado e dos accionistas tem obrigado a uma aposta sistemática na renovação dos sistemas de informação, ao nível das instituições públicas, em que as exigências do mercado e dos “accionistas” não se fazem sentir directamente, não só o volume de investimentos não tem acompanhado as necessidades do país, como, em muitos casos, os resultados obtidos com estes investimentos têm sido tremendamente decepcionantes.

Portugal está a ser sufocado por algumas leis, mas fundamentalmente, pela falta de competitividade do seu sector público. Com um sector público obsoleto nunca será possível a tão falada aproximação à Europa, nem serão 17 razões, por mais bem defendidas que sejam, que farão com que aumente o investimento (e não só estrangeiro) no nosso País. É fundamental e mesmo crítico mudar esta situação. Mas a actuação tem que ser rápida e eficaz, porque senão arriscamo-nos a que os poucos recursos humanos que este País criou, e que têm capacidade e motivação para serem os motores desta renovação tecnológica venham a desaparecer. Com a grave crise que se abateu sobre o sector dos sistemas e tecnologias de informação, os nossos melhores técnicos estão a começar a procurar alternativas, especialmente no estrangeiro.

Mas é preciso mais, muito mais e de mais difícil implementação. É preciso que todas as instituições do sector público estatal implementem processos que assegurem que os projectos de TIs são realizados a custos razoáveis, em prazos definidos de acordo com expectativas ponderadas e que contribuem para uma efectiva, observável e tangível melhoria do desempenho da organização. Mais ainda, estes processos devem ser institucionalizados e utilizados uniformemente em todas as organizações. O objectivo final desta reforma é o de possibilitar que todas as instituições do sector público tomem decisões que, efectivamente, permitam a melhoria do desempenho do sector e, por inerência, do País.

É preciso, pois, desenvolver um sistema que permita efectuar a avaliação sistemática do desempenho de uma instituição no processo de selecção e gestão de recursos informáticos e que, ao mesmo tempo, permita identificar novas oportunidades de melhoria, quer por simplificação, quer por automatização de processos de negócio. Desta forma, é preciso avaliar cada organização a três níveis:

• Ao nível dos processos que utiliza na selecção, gestão e avaliação de investimentos em tecnologias de informação,

• Ao nível da informação (custos, benefícios e risco) que utiliza para tomar decisões ao nível das TIs,

• Ao nível das próprias decisões que são tomadas utilizando os processos e informação anteriormente definidos.

A gestão de projectos e sistemas de informação como investimentos será uma grande novidade no nosso sector público estatal. Apesar de já existir alguma evidência da utilização de certos aspectos do processo de gestão de investimentos, não conheço uma única instituição pública em que este esteja a ser utilizado de forma abrangente e sistemática. As poucas componentes do processo até agora utilizadas, são-no de forma incompleta e, na maior parte da vezes, perfeitamente ad-hoc.

Um processo de gestão de investimentos em TIs, é uma abordagem integrada que permite efectuar de forma contínua a identificação, selecção, controlo, gestão do ciclo de vida e avaliação de investimentos em TIs. Este processo fornece às instituições um método sistemático de minimização de risco e de maximização do retorno dos seus investimentos. Para ter o maior sucesso, um processo de gestão de investimentos em TIs deve passar pelas seguintes fases – selecção, controlo e avaliação. No entanto, cada fase não deve ser vista separadamente. Pelo contrário, devem ser encaradas como interdependentes. A informação fornecida por uma serve de suporte à realização das outras duas.

O processo de Gestão de Investimentos em TIs, inicia-se com a fase de Selecção. Nesta fase, a organização determina prioridades e toma decisões sobre que projectos serão financiados no próximo ano. Estes devem ser seleccionados a partir de um Plano Estratégico de Sistemas de Informação ou, na falta deste, deve ser criado um processo de avaliação, em que cada projecto é avaliado tendo por base um conjunto uniforme de indicadores. Após este primeiro passo, deverão ser confrontados os custos, benefícios e riscos de todos os projectos eleitos (propostos, em desenvolvimento, em exploração, etc.) e elaborada a sequência de prioridades. No final, a gestão de topo seleccionará os que devem ser financiados, sendo estes que irão constituir o portfolio de projectos a implementar.

A fase de selecção assegura que a organização (1) selecciona os projectos de TIs que melhor servem as necessidades da sua missão e (2) identifica e analisa os riscos e benefícios de cada projecto antes de se efectuarem quaisquer despesas com este. Um aspecto crítico desta fase é o de garantir que a gestão de topo dispõe de informação fiável e atempada para poder decidir com a convicção de que a sua decisão irá melhorar o desempenho da organização.

Uma vez seleccionados, todos os projectos do portfolio devem ser consistentemente controlados e geridos. Relatórios de progresso em que a evolução de cada projecto é comparada com o previamente estimado (custos, plano e benefícios) devem ser elaborados frequentemente. A frequência da análise depende do risco, complexidade e custo de cada projecto. Se um projecto se atrasa, ultrapassa custos estimados, ou não atinge os benefícios pretendidos, deve ser avaliada rapidamente a sua continuidade, modificação ou cancelamento, de forma a mitigar riscos e custos.

A fase de controlo assegura que, à medida que um projecto é realizado e os investimentos aumentam, este continue a servir as necessidades do negócio e que, em caso contrário, sejam tomadas muito rapidamente as melhores decisões. Cancelar o projecto, modificar os seus requisitos, acelerar o seu desenvolvimento, ou continuar como planeado, são as decisões desta fase.

Finalmente, surge a fase de avaliação, quando os projectos estão completamente implementados. Nesta fase,  devem ser comparados os resultados reais com os esperados, de forma a (1) avaliar o impacto do projecto nos níveis de desempenho da organização, (2) identificar quaisquer modificações ao projectos que sejam necessárias realizar e (3) efectuar a revisão do processo de gestão de investimentos com base nas lições aprendidas.

Ainda que esta reforma possa não contar com o apoio expresso de muitas entidades, pois a sua prestação é avaliada, coisa a que poucos estão habituados e ainda menos toleram, ela é absolutamente fundamental para a melhoria da competitividade do País. É preciso pois, iniciar a sua implementação o mais rapidamente possível, caso contrário...