A
Dinâmica da Mudança
in
Semanário Económico, nº 834, 3 de Janeiro de 2003
A
melhor forma de gerir a mudança é procurar antecipá-la, assumindo-a como
inevitável e geradora de oportunidades.
Em termos de gestão, o verbo “mudar” deverá ser um dos
mais utilizados em 2003, isto porque se está perante um dos mais complexos
processos de mudança porque a humanidade já passou. A globalização irá
tornar-se cada vez mais presente e a necessidade de compreender a mudança, para
adaptar culturas, comportamentos, estruturas, processos de trabalho e de negócio,
ao novo mundo será fundamental para a sobrevivência das organizações e para
o progresso de qualquer país.
No entanto, o verbo “mudar” pode apresentar diferentes
significados consoante o contexto em que é utilizado. Quando usado num contexto
de gestão e em relação às organizações, mudar pode significar:
-
Deslocar-se de uma determinada posição para uma nova
posição. É necessário que uma organização conheça a posição
em que se encontra e, melhor ainda, conheça a nova posição para a qual
pretende deslocar-se como parte da sociedade, do sistema específico a que
pertence, ou do mercado em que compete.
-
Dispor elementos de outro modo,
alterando assim a configuração dos mesmos elementos na organização sem
alterar o seu papel ou qualidade intrínseca. Isto implica um processo de
reorganização em que existe o conhecimento de cada elemento estrutural e
funcional, seu valor e potencial, presente e futuro.
-
Substituir uma coisa por outra, dar outra direcção.
Implica que a organização tome uma nova direcção estratégica, com eventual
mudança na sua missão, prioridades programáticas e uso de recursos, incluindo
novas tecnologias e, especialmente, novos sistemas de informação.
-
Modificar, transformar, tornar-se diferente do que era
no que concerne à própria cultura da organização ou á
sua estrutura. No primeiro caso, refere-se à mudança de valores e práticas
predominantes no processo decisório em diferentes níveis organizacionais. No
segundo caso, à maneira como se organiza o processo de produção dos bens ou
serviços, incluindo os níveis de autoridade e responsabilidade, meios de
supervisão e controlo, e adequação de recursos.
Qualquer que seja a definição adoptada, uma organização
está sempre sujeita a situações mutáveis (e agora mais do que nunca), tanto
no contexto externo como no contexto interno, de acordo com um Processo
Natural de Mudança.
Este processo é dito “natural”, pois baseia-se no
reconhecimento de que toda e qualquer organização está sujeita a forças
desestabilizadoras para o seu status quo. Como instinto natural de
sobrevivência, as organizações procuram mecanismos para responder a estas
pressões.
De acordo com o modelo, o processo “natural” é
despoletado pela existência permanente de forças geradoras de mudança, que
podem ter origem tanto no contexto externo como dentro da própria organização.
Para lidar com estas forças, a organização necessita, primeiro compreender
perfeitamente o seu impacto, para posteriormente conseguir efectuar os
ajustamentos necessários. As formas que esses ajustamentos podem assumir são múltiplas
e variadas. Em geral, esses ajustamentos tem de realizar-se em um ou mais dos
seguintes elementos:
1. Tarefas individuais, realizadas
pelos recursos humanos
2. Processos organizacionais
3. Direcção estratégica
da Organização
4. Cultura organizacional
(normas, valores e costumes da organização)
Se o ajustamento proposto conseguir lidar com as forças
desestabilizadoras, então a organização será rejuvenascida e manter-se-á
operacional. No entanto, qualquer que seja a forma de ajustamento proposto, o
resultado será sempre uma organização mudada. Se não se conseguir atingir o
sucesso esperado, o processo terá de ser reiniciado, realizando-se novos
ajustamentos (se ainda for possível...).
Qualquer que seja a
Mudança proposta ou percepcionada, é sempre necessário assumi-la como um
processo organizacional que precisa ser gerido.
Por exemplo, é preciso conhecer o responsável pelo processo, aquele que tem
autoridade e responsabilidade pelas acções que devem ocorrer. Conhecer quem
decide acerca da mudança é uma necessidade organizacional. Dependendo do carácter
da mudança e da complexidade da sua gestão, é importante definir uma equipa
de apoio á mudança que, sob a liderança do gestor da mudança, possa efectuar
os diagnósticos organizacionais, preparar os planos de mudança, supervisionar
a dinâmica dos processos e avaliar e reflectir sobre os sucessos e insucessos
ocorridos.
Por outro lado, no processo de Mudança
Organizacional cada membro da organização deve, obrigatoriamente, ser
envolvido. Administradores, executivos, gerentes, supervisores ou chefes de
equipa deverão ser chamados para liderar e conduzir algum aspecto do processo.
Neste sentido, é mais importante deter a liderança de grupos e não de
pessoas. Esta liderança transformadora deverá ter as seguintes
capacidades e competências:
-
Ter
visão de futuro e do cenário a ser construído;
-
Poder
trabalhar com outros na construção da organização e nas tarefas do projecto;
-
Reconhecer
os processos e ter flexibilidade para se adaptar activamente a eles;
-
Ter
atitudes de servir e estar efectivamente mandatado para conduzir a mudança
requerida;
-
Privilegiar
a imaginação e valorizar a utopia (ser criativo);
-
Saber
usar e disponibilizar conhecimento e informação;
-
Promover
a motivação sistemática de todos os participantes;
-
Assumir
as ambiguidades e os conflitos para poder resolvê-los;
-
Assumir
riscos, mesmo à custa da própria segurança pessoal no emprego;
-
Ter
grande compromisso ético com o seu papel de líder;
-
Saber
escutar e comunicar.
Isto significa que é absolutamente necessária a existência
de uma boa comunicação
entre o gestor ou equipa de apoio
á mudança e os diferentes níveis de supervisão da organização, os funcionários
em geral, e os clientes e fornecedores, para que o processo seja harmonioso e
complementar entre as diferentes unidades de uma organização.
Um cuidado muito especial deve ser colocado na direcção do
processo de mudança. No nível mais alto de gestão, normalmente onde são
tomadas as decisões de planeamento estratégico e de onde se deveria comandar o
processo de mudança, as incertezas de direcção, muitas vezes conflitantes e
dispersivas entre distintos “directores” ou “chefes”, podem resultar em
situações ambíguas para os níveis hierárquicos mais baixos da organização.
Neste caso, os níveis médios sentem-se duplamente pressionados:
(a)
pelo nível superior, para “fazer a organização mudar”,
tendo, porém, orientação deficiente ou parcial e sem ter explicações a
oferecer para envolver os funcionários sob seu comando;
(b)
pelo nível inferior, que, sendo obrigado a mudar, se sente
atacado ou traído pelas mudanças anunciadas pelo nível mais alto da organização.
Como não recebem explicações satisfatórias, passam a oferecer resistência e
negação à mudança, transformando-se em funcionários frustrados e
desmotivados para o trabalho.
No mundo em plena Mudança, é fundamental estabelecer e
assumir um modelo que, não só promova o entendimento do Processo, mas também
que o procure dominar. Recomendamos que siga os seguintes passos e, quando
chegar ao último volte ao primeiro, porque o processo é contínuo e infindável:
1. Conhecer as razões da mudança
2. Gerir o processo de mudança
3. Realizar o diagnóstico organizacional
4. Definir a direcção da mudança
5. Estabelecer um plano estratégico de mudança
6. Monitorizar e avaliar o processo de mudança
Gerir a mudança é um processo contínuo e
consumidor de recursos. Representa um esforço complexo destinado a mudar
organizações para melhor se adaptarem às novas conjunturas, tecnologias e
necessidades. A melhor forma de gerir a mudança é procurar antecipá-la,
assumindo-a como inevitável e geradora de oportunidades. Hoje, estamos a passar
por um período difícil e a que já não estava-mos habituados, mas novas
oportunidades aí estão para serem exploradas. Mudar é gerar e aproveitar
novas oportunidades. Vamos mudar...
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