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PROCESSOS

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A Dinâmica da Mudança

in Semanário Económico, nº 834, 3 de Janeiro de 2003

A melhor forma de gerir a mudança é procurar antecipá-la, assumindo-a como inevitável e geradora de oportunidades.

Em termos de gestão, o verbo “mudar” deverá ser um dos mais utilizados em 2003, isto porque se está perante um dos mais complexos processos de mudança porque a humanidade já passou. A globalização irá tornar-se cada vez mais presente e a necessidade de compreender a mudança, para adaptar culturas, comportamentos, estruturas, processos de trabalho e de negócio, ao novo mundo será fundamental para a sobrevivência das organizações e para o progresso de qualquer país.

No entanto, o verbo “mudar” pode apresentar diferentes significados consoante o contexto em que é utilizado. Quando usado num contexto de gestão e em relação às organizações, mudar pode significar:

  1. Deslocar-se de uma determinada posição para uma nova posição. É necessário que uma organização conheça a posição em que se encontra e, melhor ainda, conheça a nova posição para a qual pretende deslocar-se como parte da sociedade, do sistema específico a que pertence, ou do mercado em que compete.

  2. Dispor elementos de outro modo, alterando assim a configuração dos mesmos elementos na organização sem alterar o seu papel ou qualidade intrínseca. Isto implica um processo de reorganização em que existe o conhecimento de cada elemento estrutural e funcional, seu valor e potencial, presente e futuro.

  3. Substituir uma coisa por outra, dar outra direcção. Implica que a organização tome uma nova direcção estratégica, com eventual mudança na sua missão, prioridades programáticas e uso de recursos, incluindo novas tecnologias e, especialmente, novos sistemas de informação.

  4. Modificar, transformar, tornar-se diferente do que era no que concerne à própria cultura da organização ou á sua estrutura. No primeiro caso, refere-se à mudança de valores e práticas predominantes no processo decisório em diferentes níveis organizacionais. No segundo caso, à maneira como se organiza o processo de produção dos bens ou serviços, incluindo os níveis de autoridade e responsabilidade, meios de supervisão e controlo, e adequação de recursos.

Qualquer que seja a definição adoptada, uma organização está sempre sujeita a situações mutáveis (e agora mais do que nunca), tanto no contexto externo como no contexto interno, de acordo com um Processo Natural de Mudança.

Este processo é dito “natural”, pois baseia-se no reconhecimento de que toda e qualquer organização está sujeita a forças desestabilizadoras para o seu status quo. Como instinto natural de sobrevivência, as organizações procuram mecanismos para responder a estas pressões.

De acordo com o modelo, o processo “natural” é despoletado pela existência permanente de forças geradoras de mudança, que podem ter origem tanto no contexto externo como dentro da própria organização. Para lidar com estas forças, a organização necessita, primeiro compreender perfeitamente o seu impacto, para posteriormente conseguir efectuar os ajustamentos necessários. As formas que esses ajustamentos podem assumir são múltiplas e variadas. Em geral, esses ajustamentos tem de realizar-se em um ou mais dos seguintes elementos:

1. Tarefas individuais, realizadas pelos recursos humanos

2. Processos organizacionais

3. Direcção estratégica da Organização

4. Cultura organizacional (normas, valores e costumes da organização)

Se o ajustamento proposto conseguir lidar com as forças desestabilizadoras, então a organização será rejuvenascida e manter-se-á operacional. No entanto, qualquer que seja a forma de ajustamento proposto, o resultado será sempre uma organização mudada. Se não se conseguir atingir o sucesso esperado, o processo terá de ser reiniciado, realizando-se novos ajustamentos (se ainda for possível...).

Qualquer que seja a Mudança proposta ou percepcionada, é sempre necessário assumi-la como um processo organizacional que precisa ser gerido. Por exemplo, é preciso conhecer o responsável pelo processo, aquele que tem autoridade e responsabilidade pelas acções que devem ocorrer. Conhecer quem decide acerca da mudança é uma necessidade organizacional. Dependendo do carácter da mudança e da complexidade da sua gestão, é importante definir uma equipa de apoio á mudança que, sob a liderança do gestor da mudança, possa efectuar os diagnósticos organizacionais, preparar os planos de mudança, supervisionar a dinâmica dos processos e avaliar e reflectir sobre os sucessos e insucessos ocorridos.

Por outro lado, no processo de Mudança Organizacional cada membro da organização deve, obrigatoriamente, ser envolvido. Administradores, executivos, gerentes, supervisores ou chefes de equipa deverão ser chamados para liderar e conduzir algum aspecto do processo. Neste sentido, é mais importante deter a liderança de grupos e não de pessoas. Esta liderança transformadora deverá ter as seguintes capacidades e competências:

  • Ter visão de futuro e do cenário a ser construído;

  • Poder trabalhar com outros na construção da organização e nas tarefas do projecto;

  • Reconhecer os processos e ter flexibilidade para se adaptar activamente a eles;

  • Ter atitudes de servir e estar efectivamente mandatado para conduzir a mudança requerida;

  • Privilegiar a imaginação e valorizar a utopia (ser criativo);

  • Saber usar e disponibilizar conhecimento e informação;

  • Promover a motivação sistemática de todos os participantes;

  • Assumir as ambiguidades e os conflitos para poder resolvê-los;

  • Assumir riscos, mesmo à custa da própria segurança pessoal no emprego;

  • Ter grande compromisso ético com o seu papel de líder;

  • Saber escutar e comunicar.

Isto significa que é absolutamente necessária a existência de uma boa comunicação entre o gestor ou equipa de apoio á mudança e os diferentes níveis de supervisão da organização, os funcionários em geral, e os clientes e fornecedores, para que o processo seja harmonioso e complementar entre as diferentes unidades de uma organização.

Um cuidado muito especial deve ser colocado na direcção do processo de mudança. No nível mais alto de gestão, normalmente onde são tomadas as decisões de planeamento estratégico e de onde se deveria comandar o processo de mudança, as incertezas de direcção, muitas vezes conflitantes e dispersivas entre distintos “directores” ou “chefes”, podem resultar em situações ambíguas para os níveis hierárquicos mais baixos da organização. Neste caso, os níveis médios sentem-se duplamente pressionados:

(a)     pelo nível superior, para “fazer a organização mudar”, tendo, porém, orientação deficiente ou parcial e sem ter explicações a oferecer para envolver os funcionários sob seu comando;

(b)     pelo nível inferior, que, sendo obrigado a mudar, se sente atacado ou traído pelas mudanças anunciadas pelo nível mais alto da organização. Como não recebem explicações satisfatórias, passam a oferecer resistência e negação à mudança, transformando-se em funcionários frustrados e desmotivados para o trabalho.

No mundo em plena Mudança, é fundamental estabelecer e assumir um modelo que, não só promova o entendimento do Processo, mas também que o procure dominar. Recomendamos que siga os seguintes passos e, quando chegar ao último volte ao primeiro, porque o processo é contínuo e infindável:

1. Conhecer as razões da mudança

2. Gerir o processo de mudança

3. Realizar o diagnóstico organizacional

4. Definir a direcção da mudança

5. Estabelecer um plano estratégico de mudança

6. Monitorizar e avaliar o processo de mudança

Gerir a mudança é um processo contínuo e consumidor de recursos. Representa um esforço complexo destinado a mudar organizações para melhor se adaptarem às novas conjunturas, tecnologias e necessidades. A melhor forma de gerir a mudança é procurar antecipá-la, assumindo-a como inevitável e geradora de oportunidades. Hoje, estamos a passar por um período difícil e a que já não estava-mos habituados, mas novas oportunidades aí estão para serem exploradas. Mudar é gerar e aproveitar novas oportunidades. Vamos mudar...

 

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