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SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

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Plano Estratégico de Sistemas de Informação

in Semanário Económico, nº 822, 11 de Outubro de 2002

Não acredite nos que dizem que planear não é preciso porque as tecnologias evoluem tão depressa que se tornam obsoletas.

Existe muita gente a afirmar que o Planeamento Estratégico de Informação é uma coisa do passado, completamente ultrapassada pelo ritmo alucinante a que surgem novas tecnologias de informação. É uma afirmação completamente errada e que revela grande desconhecimento do que é um verdadeiro Plano Estratégico de Sistemas de Informação.

Por outro lado, existe um outro conjunto de pessoas que não compreendem a distinção entre este tipo de Plano e um Plano Estratégico da Organização. Como são entidades bastantes diferentes talvez a confusão surja da existência da palavra Estratégico na sua designação. Daí eu gostar mais da palavra Director, quer para evitar confusões na nomenclatura, quer para ajudar a estabelecer a diferença entre os dois planos. Apesar de tudo, neste artigo vou continuar a utilizar a palavra estratégico.

Como sabemos, um Plano Estratégico de determinada Organização (Empresa, Instituto Público, ...) é construído com base numa visão de negócio, que posteriormente se materializa na construção efectiva de uma organização com uma missão e objectivos bem definidos. Para que estes objectivos sejam atingidos é construída uma estratégia de actuação em determinado mercado (para que segmentos de mercado vai produzir e oferecer os seus produtos ou serviços) que, por sua vez, contém um conjunto de iniciativas a realizar e de alternativas por que optar. Este Plano Estratégico deverá conter uma previsão quantitativa e financeiramente suportada das previsões de actuação da organização no mercado, mas também uma perspectiva dos investimentos a realizar em infra-estruturas de suporte a esta Estratégia de Negócio. Ora, uma das infra-estruturas de apoio à evolução do negócio são os sistemas de informação. Mas atenção, não confundir sistemas com tecnologias de informação, uma vez que estas são somente uma das componentes daqueles. As outras componentes são as Pessoas e os Processos.

Um Plano Estratégico de Sistemas de Informação pode considerar-se como uma das componentes do Plano Estratégico, uma vez que se apoia na estratégia de negócio neste contida e, com base nesta, parte para uma definição mais detalhada do que serão as futuras necessidades de informação da organização, e quais as tecnologias, dados, aplicações e recursos humanos que irão constituir um Sistema de Informação que apoie eficiente e eficazmente o desenvolvimento do negócio.

Por isso, o objectivo fundamental do Planeamento Estratégico de Informação é o de construir um plano para a implementação de sistemas de informação que apoiem efectivamente a evolução dos requisitos e necessidades de negócio da organização.

Características

Um Plano Estratégico de Sistemas de Informação deve apresentar as seguintes características:

·         Ter como base a definição da Estratégia de Informação

·         Encontrar-se directamente relacionado com a estratégia de negócio e o “estado da arte” ao nível das tecnologias de informação, respondendo a questões como:

o        Qual o actual ambiente de negócio e de gestão da informação?

o        Quais os requisitos para a mudança?

o        Qual deverá ser o futuro ambiente de gestão da informação?

o        Como é que este objectivo poderá ser alcançado?

... se elaborar um Plano Estratégico de Sistemas de Informação obterá uma visão muito mais clara de como construir um efectivo Sistema de Informação.

Perspectivas

Desenvolver-se segundo quatro vectores fundamentais:

·         Estrutura da organização, quer em termos da informação que deseja conservar, quer com base nas actividades que deverão usufruir dessa informação (arquitectura de informação),

·         Aplicações e bases de dados necessárias para apoiar as actividades da organização (arquitectura aplicacional do negócio),

·         Componentes tecnológicas requeridas para “correr” estas aplicações e bases de dados (arquitectura tecnológica),

·         Organização apropriada das actividades e processos de gestão de informação.

Objectivos

Ter como objectivos específicos:

·         Estabelecer uma estratégia de informação baseada na estratégia de negócio da organização,

·         Construir um plano de construção e desenvolvimento de aplicações que responda cabalmente às necessidades e prioridades de informação,

·         Definir uma arquitectura de informação que permita uma efectiva partilha de informação entre sistemas e aplicações,

·         Construir um ambiente tecnológico que permita o melhor usufruto das novas tecnologias de informação,

·         Definir a melhor e mais eficiente organização de Gestão de Informação.

Apresentar, ainda:

·         Uma análise e avaliação da eficiência e eficácia das actuais aplicações informáticas,

·         Uma identificação dos dados que são recursos fundamentais da organização e uma base para a sua análise, controlo e exploração, e

·         Uma avaliação do impacto da utilização de novas tecnologias de informação em toda a organização.

Produtos Finais

E, por último, um Plano Estratégico de Sistemas de Informação, deve especificar claramente os produtos finais do processo de planeamento, sobre as quais decisões estratégicas podem e devem ser baseadas. Estes produtos finais são a base para a comunicação entre todas as pessoas envolvidas no processo de planeamento e devem seguir os padrões, conceitos e definições da Engenharia Informática. Isto, porque irão servir como “matéria prima” para as fases que se seguem à construção do Plano Estratégico de Sistemas de Informação, como sejam as de Planeamento Detalhado de Projectos, Desenho Funcional e Desenho Técnico das futuras Aplicações Informáticas.

Benefícios

Este esforço de planeamento é essencial, porque:

·         Procura antecipar e aproveitar os mais recentes desenvolvimentos nas tecnologias de informação,

·         Permite identificar o impacto das tecnologias de informação na qualidade do desempenho global da organização,

·         Promove a generalização da utilização de tecnologias de informação por todas as actividades e a todos os níveis de gestão na organização,

·         Alerta para a facto de se dever optimizar a utilização de recursos escassos (humanos, materiais, financeiros,...) na disponibilização de informação crítica para a organização.

E, certamente, resultará nos seguintes benefícios:

·         Um aumento da sensibilização da gestão para os novos desenvolvimentos das tecnologias de informação e das oportunidades que daí resultam,

·         Uma melhor comunicação na organização sobre o efectivo usufruto das tecnologias de informação,

·         Um efectivo envolvimento dos utilizadores na construção do sistema, o que aumenta, desde logo, o seu grau de confiança nas possibilidades oferecidas pelas novas aplicações.

Acredite que, se elaborar um verdadeiro Plano Estratégico de Sistemas de Informação, obterá uma visão muito mais clara de como construir um efectivo Sistema de Informação. Não acredite nos que dizem que planear não é preciso porque as tecnologias evoluem tão depressa que se tornam obsoletas. Acredite sim, que é este esforço de planeamento, ou de antevisão, que lhe fará encontrar o melhor caminho, lhe poupará muitos recursos, e lhe trará uma capacidade concorrencial acrescida. Por favor, planeie a evolução dos seus sistemas de informação!

 

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