Conhecimento.Ideia.Inovação

PROCESSOS

ACTIVIDADES E PROCESSOS 

...da Dinâmica Empresarial

in Semanário Económico, nº 806, 21 de Junho de 2002

Muitas vezes as empresas consideram-se invulneráveis  e desenvolvem estratégias de exploração da sua actual posição no mercado, mas...

Nos últimos anos, temos assistido a grandes transformações no mundo do negócios. Hoje, os clientes esperam adquirir produtos de alta qualidade e grande funcionalidade a baixo preço. Estas expectativas são, não só consequência do enorme progresso científico e técnico das últimas décadas, mas também da existência de uma concorrência global que influencia cada empresa em cada sector económico a adoptar uma estratégia de excelência empresarial se não quiser ir à falência. A concorrência transforma ganhadores em perdedores.

Para continuar concorrencial, é fundamental que cada empresa não se torne complacente. Muitas vezes, consideram-se invulneráveis e desenvolvem estratégias de exploração da sua actual posição no mercado. No entanto, uma vantagem não dura para sempre. Qualquer tentativa para manter elevadas margens de lucro com base em aumentos de preço, resulta necessariamente numa erosão da sua posição no mercado. A razão para este facto, é que os principais factores que influenciam os custos e o desempenho não são contemplados por esta estratégia.

À medida que os produtos entram na fase de maturidade e aumenta o volume de concorrência, os preços e as margens não podem senão diminuir. A introdução de produtos novos e inovadores pelos concorrentes, coloca uma pressão crescente sobre a imagem de vantagem das empresas mais antigas no mercado, tornando o factor preço cada vez mais importante na decisão de compra. Como consequência, as empresas devem estar constantemente a procurar melhorar a funcionalidade dos seus produtos, a aumentar a produtividade e a reduzir custos (esta solução também se aplica a um país). Apesar de tudo, a maior parte ainda considera os que os lucros actuais são a melhor medida do seu sucesso e não efectuam as mudanças necessárias até ao momento em que a isso são obrigadas pela pressão concorrencial. Quando se chega a esta situação, já todos sabemos qual é a abordagem mais utilizada; congelamento de admissões, eliminação das horas extraordinárias e dos aumentos de salários, congelamento nas viagens consideradas não essenciais, reformas antecipadas, cortes nos investimentos, em suma, redução de tamanho (downsize).

Esta abordagem pode resolver os problemas financeiros de curto prazo, mas no longo prazo poderá afectar gravemente o desempenho da empresa e afastar clientes. Nesta situação, surgem muitas vezes os casos em que a empresa perde para a concorrência os seus melhores colaboradores. Ao mesmo tempo, pode acabar por manter os que não geram tanto valor acrescentado, quer porque podem já não ser os melhores, quer porque ficam assoberbados de trabalho, quer porque se sentem completamente desmotivados. Nesta situação os colaboradores que ficam, entram numa fase de protecção do emprego e acabam por tornar a organização completamente avessa ao risco, às novas ideias, aos novos investimentos. A empresa torna-se míope, não vê o futuro, só se preocupa com a sobrevivência, só vive para o presente.

Em vez de implementar estas soluções de contingência e necessariamente de curto prazo, as empresas têm que preocupar-se com:

·   os seus problemas fundamentais e eliminar custos de estrutura;

·   a definição dos seus custos com base em produtos, actividades e processos; e

·   com a possibilidade de melhorar a sua eficiência no longo prazo. 

A chave da solução encontra-se na capacidade de gestão e efectiva redução da carga de trabalho (e não só da força de trabalho), procurando optimizar-se a eficiência das actividades necessárias à continuação da operação. É essencial que cada empresa optimize, sistematicamente, a forma como produz, vende, e gere as suas actividades e processos. 

Todavia, para que uma empresa se mantenha à frente da concorrência, é fundamental que tenha informação que permita compreender quais os factores que pode influenciar. A sua gestão deve colocar uma pressão acrescida sobre a organização com o objectivo de medir as reduções de custos e os ganhos de produtividade. Uma vigilância apertada é um factor crítico, pois é muito difícil recuperar a competitividade após esta ter sido perdida. Não deve permitir-se que os custos saiam da linha, nem um “bocadinho”.

Como sabemos, uma das razões que pode levar à perda de competitividade de uma empresa prende-se com o facto de a maior parte dos relatórios de suporte à decisão que um gestor recebe, terem por base sistemas de custeio que distorcem os preços dos produtos, e não revelam as oportunidades de melhoria da produtividade. Muitos gestores tomam decisões sem um conhecimento apropriado dos factos. Isto quer dizer, que empresas que disponham de informação relevante e atempada apresentam uma grande vantagem competitiva sobre os seus concorrentes.

Mas a geração e manutenção de vantagens competitivas exige que as empresas sejam capazes de fornecer respostas para as seguintes questões:

·    Quais os custos que influenciam os lucros provenientes de cada linha de produtos ou de cada cliente?

·    Qual o comportamento dos custos de cada actividade, incluindo a capacidade para a realizar?

·    Como é que o volume de produção pode modificar-se sem existirem alterações nos custos?

·    Qual é o valor do desperdício associado a cada custo?

·    Qual a melhor prática para realizar cada actividade ou processo?

·    Como variam os custos administrativos com as flutuações no negócio? 

·    Que custos podem ser evitados se o volume variar?

·   Como se comporta a actual estrutura de custos, a utilização de capacidades, e o desempenho não financeiro da empresa, em relação ao dos seus principais concorrentes?

·    Como é que menores custos podem ser “desenhados” e “embebidos” nos actuais e nos novos produtos? 

A excelência empresarial é o resultado da integração de actividades em processos de negócio que permitam a uma organização melhorar continuamente a construção de produtos e serviços. Estes devem satisfazer os clientes actuais e atrair novos clientes.

A capacidade para atingir e sustentar a excelência empresarial, exige uma procura continuada da melhoria da eficiência e da eficácia de todas as actividades e processos de negócio de uma empresa. Esta busca permanente da excelência gera uma dinâmica empresarial que permite manter a solidez do alicerce competitivo da organização, renovando-a continuamente.

No entanto, a maior parte das estruturas organizacionais em vigor nas empresas, não permite uma operação em que os processos de negócio atravessem as suas barreiras departamentais. A estrutura funcional entra directamente em conflito com o conceito de empresa unificada ou integrada. Esta situação gera variados problemas de interacção, dos quais o pior é a tendência que os vários departamentos criam para concorrer entre eles, criando actividades duplicadas, que aumentam os custos e reduzem a eficiência. Esta situação é tão mais grave, quando é reconhecido que hoje um dos pilares da competitividade se encontra na capacidade de colaboração. Se ainda não se consegue colaborar com “parceiros internos”, como e quando será possível colaborar com parceiros externos?

Ainda que esta visão empresarial já não seja nova, quantas empresas se baseiam na melhoria contínua das suas actividades (com valor acrescentado) e processos para re-estruturarem a forma como se organizam e trabalham? Quantas têm sistemas de informação com capacidade para fornecer informação atempada sobre a evolução das suas actividades e não sobre as suas funções de negócio? Quantas consideram fundamental a implementação de um sistema de informação que lhes mostre a realidade das suas actividades? Quantas têm consciência que existem soluções informáticas, quer em “packages” integrados, quer em softwares “best-of-breed” que podem permitir recolher, tratar e disponibilizar informação sobre actividades e processos?

Ainda que não queira parecer pessimista, não tenho encontrado muitas empresas que se preocupam fortemente com a análise fidedigna do impacto da forma como trabalham e das actividades que realizam na sua capacidade competitiva. Porquê?

Será, porque até recentemente tudo se vendia, independentemente do seu custo? Ou será que a maior parte dos executivos não conhecem a existência de produtos e soluções aplicacionais que os podem ajudar a dar corpo a esta nova visão da empresa? 

A correcta análise das actividades que uma empresa realiza permite à sua gestão deter um conhecimento muito sólido sobre a forma como a organização trabalha. Este conhecimento permite a tomada de decisões tácticas ou estratégicas muito melhor sustentadas. A construção de um sistema que recolha informação das actividades empresariais irá permitir criar uma dinâmica empresarial muito mais objectiva, eficiente, eficaz e geradora de efectivas vantagens competitivas para a empresa.