GESTÃO
DE CONTRATOS
...
de Sistemas de Informação (Parte 1)
continuando
o original, inicialmente publicado sob o título "Sistemas de Gestão de
Contratos" in Aspetus.com, Novembro de 2001
Existe um velho ditado que afirma “Se
não conheces os teus contratos, não conheces o teu negócio”. Os
contratos são o reflexo do que determinada organização decidiu comprar ou
vender. Desta forma, são a base de qualquer negócio.
A maior parte das transacções de negócio
baseiam-se na existência de um contrato entre a parte que fornece e a que
adquire. É através deste documento, mais ou menos formal, que duas ou mais
entidades estabelecem o enquadramento da sua relação de negócio.
No entanto, sendo o contrato a pedra
que alicerça a construção das organizações, quantas destas conhecem e
acompanham devidamente a sua execução? Porque colocam tanto tempo e esforço
na sua negociação e tão pouco na sua gestão?
O empenho e competência com que se negoceiam contratos, são um grande
determinante da saúde financeira de qualquer empresa. No entanto, a forma como se efectua o
acompanhamento da sua execução (as partes envolvidas, as suas
responsabilidades, as acções que é necessário executar e as renovações e
extensões que é necessário negociar e controlar) pode ainda ser mais
importante para a sobrevivência da organização.
Os contratos na área dos Sistemas
de Informação, pelos valores que representam, e porque envolvem compras de
tecnologia e de serviços de implementação, exigem a construção de uma
abordagem faseada e muito cuidada à sua negociação, gestão e
implementação.
FASES DA
GESTÃO DE CONTRATOS: AQUISIÇÃO
Numa primeira fase, que se inicia numa iniciativa estratégica e
termina com a assinatura do contrato de
aquisição e/ou implementação, são realizadas algumas das actividades mais
importantes para o futuro da organização. A esta fase, chamamos FASE DE
AQUISIÇÃO.
Iniciativa
Estratégica
A primeira actividade a realizar
durante esta fase,
prende-se com a transformação da Iniciativa Estratégica, emanada da
alta direcção da organização, no primeiro esboço do que poderá vir a ser
essa iniciativa em termos de sistema de informação. Com base nos objectivos
próprios da
iniciativa, devem procurar definir-se os seus requisitos de negócio
e avaliar detalhadamente se estes são cabalmente respondidos pela actual
infra-estrutura de sistemas de informação. Esta avaliação exige,
normalmente, a realização de uma auditoria minuciosa às actuais
capacidades dos sistemas e aplicações informáticas utilizadas pela empresa.
Se o resultado desta avaliação for
pouco favorável há capacidade de resposta dos actuais sistemas e aplicações
aos requisitos de negócio exigidos pela iniciativa estratégica, então deverá
começar a pensar-se na renovação da actual infra-estrutura de sistemas de
informação.
Plano de
Sistemas
No entanto, esta possível renovação não deverá iniciar-se sem
uma primeira definição estratégica ao nível da implementação de novos sistemas de informação. Só se
ganha esta perspectiva estratégia após a elaboração de um Plano/Programa
Director de Sistemas de Informação. É, com base neste documento que
deverá assentar toda uma estratégia de actuação, quer ao nível da
aquisição, quer ao nível da implementação e pós-implementação do novo
sistema informação. Este documento deverá referenciar todos
os projectos que a organização deverá realizar (quer existam, ou não,
oportunidades de utilização de tecnologias de informação), mas também deverá
apresentar o primeiro esboço dos seus planos de implementação. Com este plano
aprovado, assumido e bem presente, surge o
momento em que é necessário começar a detalhar os requisitos de negócio, de
uma forma que seja compatível com a construção de um, ou mais, futuros Cadernos
de Encargos.
Caderno de
Encargos
A par do Plano Director de Sistemas de
Informação, o Caderno de Encargos é o documento mais importante criado em
todas as fases do Processo de Gestão de Contratos. Como, normalmente, se
destina a realizar uma consulta a fornecedores externos à organização, é
fundamental que seja o mais detalhado e explícito possível. Se o não for, as
empresas convidadas à sua resposta não terão matéria suficiente para,
também elas, responderem com a máxima qualidade. Enganos ou omissões nesta
actividade pagam-se mais tarde em atrasos na implementação, motivados por
"rework", erros de desenvolvimento ou parametrização, volumes
acrescidos de trabalho, etc., e que no final implicam, custos acrescidos e
atrasos na resposta às exigências do mercado, que podem vir a por em causa a
própria sobrevivência da organização.
Após o lançamento do Caderno de
Encargos, segue-se um período de avaliação de propostas, onde além da
avaliação financeira, deverá ser efectuada uma avaliação técnica, tão
completa quanto possível, podendo mesmo exigir-se do fornecedor a realização
de um protótipo com as funcionalidades mais importantes requeridas pelo novo
sistema ou aplicação.
Se as perspectivas contidas no Cadernos
de Encargos apontarem para a aquisição e implementação de um sistema
complexo, deve colocar-se uma especial ênfase, não só na avaliação das
capacidades técnicas e funcionais das alternativas tecnológicas, mas também
na avaliação das mesmas capacidades em termos humanos, isto é, deve procurar
inquirir-se sobre o registo histórico das implementações realizadas pelo
possível parceiro de implementação, complementando esta informação com a
avaliação da qualidade dos recursos humanos que este perspectiva e se
compromete a colocar no projecto.
Se a avaliação funcional e
tecnológica do sistema ou aplicação for considerada muito boa para a
empresa/organização adquirente, o parceiro de implementação for considerado
"seguro" e o investimento financeiro e humano exigidos à própria
organização forem considerados adequados, deverá partir-se para a
assinatura do contrato que, tanto quanto possível, deve ser com um "prime
contractor", pela maior facilidade de inter-locução que oferece na
implementação das fases seguintes do plano/projecto.
É no momento da assinatura do contrato
que dá-mos por finalizada a FASE DE AQUISIÇÃO. Seguem-se as fases de
IMPLEMENTAÇÃO e PÓS-IMPLEMENTAÇÃO, que abordaremos com mais detalhe em
futuras intervenções neste "site".
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